Jak obniżyć koszty tłumaczeń PDF
Tłumaczenie dokumentu PDF jest prostym zadaniem, jeśli jest dobrze zrobione, ale jeśli jest źle zrobione, może łatwo zamienić się w kosztowny, czasochłonny ból głowy dla wszystkich zaangażowanych w proces. Na przestrzeni lat spotkaliśmy się z niezliczonymi przypadkami firm i osób prywatnych, które borykają się z dodatkowymi, niepotrzebnymi kosztami i problemami związanymi z tłumaczeniem dokumentów PDF, których można łatwo uniknąć dzięki odpowiednim informacjom.
W tym artykule przedstawimy wytyczne dotyczące dokonywania właściwych wyborów podczas tłumaczenia dokumentu PDF, omówimy najczęstsze błędy, wyjaśnimy, jak zaoszczędzić koszty i podejdziemy do całego procesu tłumaczenia PDF z myślą o jakości i spójności w celu uzyskania efektu końcowego.
Co to jest PDF?
Portable Document Format (PDF), według jego twórcy Adobe, "to format pliku służący do niezawodnej prezentacji i wymiany dokumentów, niezależny od oprogramowania, sprzętu czy systemu operacyjnego. PDF jest obecnie otwartym standardem utrzymywanym przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO)".
Popularność PDF-a można przypisać jego uniwersalności. Może być stosowany w każdym nowoczesnym biznesie, niektórzy nawet polegają na nim jako na swoim podstawowym formacie. Ale taka uniwersalność wiąże się z kosztami, które leżą u podstaw funkcjonowania PDF.
Jak działa PDF?
Podczas pracy z dokumentami, które zawierają dużo tekstu, obrazów, wielu typów czcionek i grafik, zaczynasz borykać się z problemem coraz większego rozmiaru pliku źródłowego, co w końcu spowoduje, że dystrybucja takiego pliku i różne inne problemy związane z kompatybilnością staną się niepraktyczne.
Główny plik PDF został zaprojektowany tak, aby rozwiązać te problemy za pomocą następujących metod:
Plik źródłowy jest kompresowany z jak najmniejszą utratą jakości za pomocą wielu metod kompresji.
Formatowanie źródłowe dokumentu jest zachowane w nienaruszonym stanie.
Dokument jest ustandaryzowany, co czyni go idealnym do dalszej dystrybucji i wykorzystania w wydawaniu oprogramowania.
Obsługiwane w szerokim zakresie zastosowań i systemów operacyjnych.
Składniki pliku PDF
Wynik tego procesu jest tym, co czyni PDF tak popularnym - otrzymujesz "spłaszczony" plik, który jest wysoce kompatybilny i który na pierwszy rzut oka wygląda tak dobrze jak źródło, a jednocześnie jest tylko ułamkiem jego początkowej wielkości. Jest to jednak proces jednokierunkowy, który wiąże się z kosztami - po poddaniu dokumentu procesowi kompresji PDF nie może być cofnięty do źródła i staje się nieedytowalny.
Najlepszym sposobem na przetłumaczenie pliku PDF jest praca na pliku źródłowym. Pliki PDF zawsze stanowią sfinalizowaną wersję dokumentu. Z tego powodu, najlepszym sposobem na podejście do tłumaczenia z wykorzystaniem pliku PDF jest posiadanie jego źródła w gotowości.
Pliki źródłowe mogą pochodzić z szerokiego zakresu aplikacji, ponieważ w dzisiejszych czasach prawie wszystko pozwala na zapisanie dokumentu źródłowego w formacie PDF. Niektóre z najbardziej popularnych programów tworzących pliki PDF to Adobe Software Suite / Microsoft Office applications / Open Office / Libre Office itp.
Kluczowe korzyści z posiadania pliku źródłowego:
Jakość - Ogólna jakość tłumaczonego pliku będzie jak najbardziej zbliżona do jego oryginalnego dokumentu, jeśli źródło jest dostępne.
Spójność - staje się to jeszcze bardziej istotne, jeśli celem jest skalowanie i tłumaczenie na wiele par językowych. Przykład: często tekst prezentowany w jednym języku, po przetłumaczeniu na inny zajmuje dodatkowe miejsce, co powoduje konieczność edycji oryginalnego pliku za pomocą oprogramowania, aby wszystko idealnie pasowało do układu. Jeśli plik źródłowy jest niedostępny, w większości przypadków podczas pracy ze złożonymi dokumentami, osiągnięcie wyglądu i wrażenia oryginalnego dokumentu będzie prawie niemożliwe.
Czcionki - Są to kluczowe elementy każdego dokumentu. Zasadniczo, czcionka jest wyświetlanym lub możliwym do wydrukowania znakiem tekstowym o określonym unikalnym stylu i rozmiarze. A są ich setki tysięcy. Niektóre są bezpłatne, inne unikalne, inne wykonane na zamówienie w określonym celu, jeszcze inne będą działać tylko w jednym języku, a wszystkie mają jedną wspólną cechę - biura tłumaczeń nie mogą mieć ich wszystkich. Z drugiej strony, plik źródłowy będzie je posiadał.
Obrazy - Każdy dokument może posiadać obrazy o różnych rozmiarach, które po poddaniu kompresji PDF mogą stracić nawet 95% swojego początkowego "cyfrowego" rozmiaru. PDF konwertuje głównie obrazy przy użyciu dwóch metod kompresji - JPEG i FLATE. Pierwsza z nich ma na celu zmniejszenie ilości miejsca, natomiast druga ma na celu zachowanie jakości do pewnego stopnia. Taka kompresja wiąże się z kosztami - po skompresowaniu i skurczeniu się obrazów nie można ich ponownie skalować. W zależności od rodzaju obrazu, próby zmiany jego rozmiaru mogą i najprawdopodobniej doprowadzą do uzyskania obrazu w pikselach lub rozmycia, co uniemożliwia uzyskanie jakości porównywalnej z oryginalnym, nieprzetłumaczonym plikiem. Na przykład dokument źródłowy w formacie Adobe InDesign (.indd) utrzymuje obrazy źródłowe w nienaruszonym stanie, co pozwala na ich umieszczenie i przetłumaczenie na nowy dokument bez utraty jakości.
Kompatybilność - biura tłumaczeń korzystają z szerokiej gamy narzędzi, takich jak narzędzia do tłumaczenia wspomaganego komputerowo (CAT), pamięci tłumaczeniowe (TM) i wiele innych rodzajów oprogramowania, które zwiększają szybkość, jakość i spójność tłumaczenia, jednocześnie zmniejszając koszty ponoszone przez klientów. W przypadku, gdy pliki źródłowe nie są dostępne, pliki PDF muszą zostać przekonwertowane na format obsługiwany przez te narzędzia.
Koszt - Pliki źródłowe sprawiają, że Twój projekt tłumaczeniowy jest od razu tańszy, jak wspomniano powyżej. Wiele innych kroków związanych z procesem przygotowania plików DTP (Desktop Publishing) może zostać od razu pominiętych.
Czas - Czas jest najważniejszy, a posiadanie plików źródłowych pozwoli go zapisać. Każdy dodatkowy krok edycji wymaga czasu, ponieważ projekt przechodzi od jednego specjalisty/działu do drugiego. Dodając do tego potencjalne różnice stref czasowych, ryzykujesz, że projekt, który normalnie trwałby kilka dni, zamieni się w kilka tygodni.
Co zrobić, jeśli źródło PDF nie jest dostępne?
W pełni rozumiemy, że czasami z różnych powodów plik źródłowy nie jest dostępny. Być może firma, w której pracujesz jest bardzo duża, a komunikacja między działami w celu odnalezienia pliku źródłowego jest trudna? A może zleciłeś zaprojektowanie swoich dokumentów agencji marketingowej i niechętnie dzielą się one z Tobą plikami źródłowymi (jest to zresztą dość powszechny czynnik; zalecamy, aby zawsze pytać o źródło, gdy dostarczają projekt do Ciebie).
Takie scenariusze zdarzają się cały czas, gdy źródło PDF nie jest dostępne. Powoduje to konieczność zastosowania wielu innych metod wyodrębnienia danych z plików PDF i przekonwertowania ich na bardziej edytowalny format. Użycie i zastosowanie tych metod oraz ich wynik zależą w dużej mierze od jakości samego PDF - czy jest to materiał marketingowy PDF, prosty tekst, techniczny arkusz kalkulacyjny, czy też prosty zeskanowany dokument? Każdy z tych typów plików PDF wymaga specjalnego podejścia i metody konwersji.
Metody konwersji PDF:
Narzędzia do konwersji - Narzędzia do konwersji plików PDF różnią się złożonością, głębokością, algorytmy, które wykorzystują, oraz wynikiem ich konwersji. Jednak wszystkie z nich służą do jednego celu - do konwersji PDF z formatu nieedytowalnego do edytowalnego. W wielu przypadkach, aby osiągnąć pożądany wynik, cały proces musi przejść kilka etapów konwersji z zastosowaniem wielu narzędzi programowych.
OCR - Gdy tekst w dokumencie jest przedstawiony w sposób niestandardowy - pod kątem, w obrębie obrazu, ma pewien efekt graficzny, jest częścią zeskanowanego dokumentu - staje się nie do wyboru. W takich przypadkach należy zastosować OCR (Optical Character Recognition). OCR to rodzaj oprogramowania i narzędzia sprzętowego przeznaczonego do rozpoznawania tekstu pisanego lub cyfrowego. OCR skanuje jasne i ciemne obszary dokumentu w poszukiwaniu rozpoznawalnych wzorów tekstu/numeru i porównuje je z jego bazą danych. Metoda ta jest w dużym stopniu zależna od jakości opracowywanego pliku.
Remaking by hand - W końcu, gdy nic innego nie działa, wszystko sprowadza się do remaking by hand. Ale czy kiedykolwiek próbowałeś naśladować czyjeś pismo? Jeśli tak, to na pewno wiesz, że twoja wersja, nawet jeśli wygląda podobnie, będzie się w pewnym stopniu różnić od oryginału, bez względu na to, jak dobry jesteś. Dokładnie tak samo jest w przypadku tej metody, ponieważ w dużym stopniu zależy ona od umiejętności, jest niezwykle czasochłonna i kosztowna, a jej wyniki dadzą w najlepszym wypadku niemal identyczną kopię.
Wniosek
Pliki PDF są tutaj na stałe, a problemy związane z ich tłumaczeniem będą zawsze następować. Dlatego zalecamy stosowanie prostej procedury przechowywania pliku źródłowego dokumentu na wszelki wypadek. Nigdy nie wiadomo, kiedy może pojawić się potrzeba jego przetłumaczenia, a kiedy to zrobi, będzie gotowy.
Stwierdziliśmy wiele korzyści, takich jak obniżenie kosztów, poprawa jakości i nie marnowanie czasu - po prostu poprzez prowadzenie pliku źródłowego dokumentu, który chcesz przetłumaczyć. W międzyczasie, z łatwością można uniknąć wszystkich problemów związanych z nieposiadaniem go pod ręką.
Ale gdy uzyskanie pliku źródłowego jest niemożliwe, zawsze dostępne są inne opcje konwersji, aby przetłumaczyć dokument w sposób jak najbardziej zbliżony do jego oryginału.
